E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was Business Central-Nutzer jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Business Central bringt dafür mit dem E-Belege-Framework (E-Documents) die deutschen Formate XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3 im Standard mit.

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage und die technische Umsetzung in Business Central. Er ersetzt keine Steuerberatung: Ob und ab wann eine Pflicht für euer Unternehmen gilt, klärt ihr verbindlich mit eurer Steuerberatung.

Wer muss ab wann E-Rechnungen senden und empfangen?

Die Pflicht zum Empfang gilt seit 2025 für alle Unternehmen, die Pflicht zum Versand wird über eine Übergangsregel in zwei Stufen eingeführt. Grundlage ist § 14 UStG in Verbindung mit der Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG.

Die Übergangsregeln für 2025 bis 2027 stehen in § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG. Für EDI-Rechnungen gilt eine Sonderregel bis Ende 2027 (Punkt 3).

Wichtig für die Einordnung:

1. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Pflicht ab 2027 zählt also der Umsatz 2026. § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG knüpft ausdrücklich an den Rechnungsaussteller an.
2. Die Übergangsregeln betreffen nur den Versand. Wer eine E-Rechnung bekommt, braucht dafür seit 2025 keine Zustimmung mehr zu geben. § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG verlangt die Zustimmung des Empfängers nur, soweit keine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (Inland-B2B) besteht.
3. EDI hat eine eigene Übergangsfrist. Rechnungen, die per EDI nach der EU-Empfehlung 94/820/EG übermittelt werden und nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen, sind bis Ende 2027 für alle Unternehmen zulässig, sofern der Empfänger zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln in zwei BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung erläutert (vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025). Sie stehen auf der Website des Bundesfinanzministeriums unter den BMF-Schreiben zur Umsatzsteuer und sind die wichtigste Auslegungshilfe für Detailfragen.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Die Pflicht gilt nur für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen. Das ergibt sich aus dem Wortlaut von § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Die E-Rechnung ist auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen geht.

Für Fahrausweise und Sonderfälle wie Gutschriften oder Anzahlungsrechnungen gibt es eigene Regeln. Diese Fälle klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung, bevor ihr sie in Business Central abbildet.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF reicht dafür nicht, auch nicht per E-Mail: Nach § 14 Abs. 1 UStG ist ein PDF eine „sonstige Rechnung“.

Das Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, wenn sich die Pflichtangaben daraus korrekt in ein normkonformes Format übertragen lassen. In der Praxis heißt das für deutsche Unternehmen:

• XRechnung: reines XML-Format, der deutsche Standard der EN 16931. Bekannt aus der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Menschen lesen das PDF, Systeme verarbeiten das XML. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Anforderungen: Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sind ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 E-Rechnungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben der EN 16931.
• Peppol BIS 3: XML-Format für den Austausch über das Peppol-Netzwerk, ebenfalls EN-16931-konform.

E-Rechnung in Business Central: was der Standard kann

Business Central unterstützt E-Rechnungen im Standard über das E-Belege-Framework (im englischen Original „E-Documents“). Laut Microsoft unterstützt das Framework ab Version 26.3 in der deutschen Lokalisierung XRechnung (nur UBL), Peppol BIS 3 und ZUGFeRD (Microsoft Learn: Elektronische Fakturierung in Deutschland).

Quellen: E-Belege einrichten, E-Belege im Verkauf, E-Belege im Einkauf.

Zwei Einschränkungen nennt Microsoft selbst. Erstens: Aus einem automatisch erstellten E-Beleg entsteht nicht automatisch eine Einkaufsrechnung, dafür braucht es eine passende Konfiguration oder die Bestellzuordnung. Zweitens: Weil jedes Belegsendeprofil nur ein Format kann, müsst ihr festlegen, welcher Kunde welches Format bekommt.

Wenn eure Business Central-Version älter ist, fehlen Teile davon. Welche Versionen noch Updates bekommen, steht im Artikel zu Navision-Supportende und Versionen.

Wann ihr für die E-Rechnung mehr als den Standard braucht

Der Standard deckt das Format ab, aber nicht automatisch eure Prozesse. Typische Stellen, an denen ich in Projekten zusätzliche Arbeit sehe:

1. Eigene Felder und Anpassungen: Wenn ihr Rechnungsdaten in eigenen Feldern pflegt, etwa aus einer Extension, landen diese nicht von selbst im XML. Das Mapping muss erweitert werden.
2. Übermittlungsweg: Das Framework erzeugt die Datei. Für den Versand über Peppol oder einen anderen Dienst braucht ihr einen Dienstanbieter oder eine Integration. Mehr dazu im Ratgeber zu Business Central-Schnittstellen über API und OData.
3. Eingangsverarbeitung: Freigabe-Workflows, Kontierung und die Zuordnung zu Bestellungen müssen zu eurem Ablauf passen. Hier setzt die Automatisierung der Buchhaltung in Business Central an.
4. Alte Customizings: Angepasste Rechnungsberichte oder Buchungsroutinen können mit dem E-Belege-Framework kollidieren. Ob ihr anpasst oder auf den Standard zurückgeht, beschreibt der Artikel Extension oder Anpassung im Standard.

Beispiel: Ein Großhändler führt Lieferantenrechnungen bisher per PDF-Erfassung ein. Mit E-Rechnungen kommen die Daten strukturiert an, die Zuordnung zum Kreditor scheitert aber, weil auf den Kreditorenkarten weder GLN noch USt-IdNr. gepflegt sind. Die Lösung ist hier keine Entwicklung, sondern saubere Stammdaten.

Checkliste: E-Rechnung in Business Central vorbereiten

Mit dieser Reihenfolge seid ihr für 2027 und 2028 vorbereitet:

1. Pflicht klären: Gesamtumsatz 2026 mit der Steuerberatung bestimmen. Lag er über 800.000 €, müsst ihr ab 1. Januar 2027 versenden.
2. Version prüfen: Prüft, ob eure Business Central-Version das E-Belege-Framework mit den deutschen Formaten enthält (laut Microsoft ab 26.3 vollständig).
3. Empfang testen: Seit 2025 ist der Empfang Pflicht. Richtet für jedes Format, das eure Lieferanten schicken, einen E-Belegdienst ein und testet mit echten Rechnungen.
4. Stammdaten pflegen: USt-IdNr., GLN und Leitweg-IDs auf Debitoren- und Kreditorenkarten vervollständigen.
5. Belegsendeprofile festlegen: Pro Kundengruppe das passende Format zuordnen, Kunden nach ihrem Wunschformat fragen.
6. Anpassungen prüfen: Eigene Rechnungsberichte, Felder und Buchungslogik gegen das Framework testen.
7. Übermittlungsweg wählen: E-Mail-Versand oder Anbindung an einen Dienst wie Peppol entscheiden.
8. Archivierung klären: Mit der Steuerberatung festlegen, wie ihr E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahrt.
9. Sonderfälle dokumentieren: Kleinbeträge, B2C, Gutschriften und Auslandsrechnungen getrennt behandeln.

Eine Übersicht, wie ich XRechnung und ZUGFeRD in bestehende Systeme einbaue, findet ihr auf der Seite XRechnung und ZUGFeRD in Business Central. Wenn ihr Peppol oder einen anderen Dienst anbinden müsst, hilft die Schnittstellenentwicklung.

Häufige Fragen

Müssen wir 2027 schon E-Rechnungen versenden, wenn unser Umsatz nicht über 800.000 € liegt?

Nein. Lag euer Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 €, dürft ihr bis Ende 2027 weiter Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen versenden (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann auch für euch. Empfangen müsst ihr E-Rechnungen aber schon seit 2025.

Reicht ein PDF per E-Mail noch als Rechnung?

Bei Rechnungen an Privatkunden und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ja. Bei B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen nur noch innerhalb der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers. Ein PDF ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML kann dagegen eine E-Rechnung sein.

Kann Business Central XRechnung und ZUGFeRD ohne Zusatz-App?

Laut Microsoft unterstützt das E-Belege-Framework in der deutschen Lokalisierung ab Version 26.3 XRechnung (UBL), ZUGFeRD und Peppol BIS 3 im Standard. Für den Versand über einen Dienst wie Peppol braucht ihr zusätzlich einen Anbieter oder eine Integration. Ob eure Anpassungen mit dem Framework funktionieren, muss im Einzelfall getestet werden.

Kannst du die E-Rechnung in unserem angepassten Business Central einrichten?

Ja. Ich prüfe zuerst, welche Version ihr nutzt und welche Anpassungen die Rechnungsstellung berühren. Danach richte ich die E-Belegdienste ein, erweitere bei Bedarf das Mapping für eigene Felder per AL-Extension und teste Versand und Empfang mit euren echten Belegen. Die steuerliche Bewertung bleibt bei eurer Steuerberatung.

Was passiert mit unseren EDI-Rechnungen?

Rechnungen per EDI nach der EU-Empfehlung 94/820/EG bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig, auch wenn sie nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Ab 2028 müssen auch sie die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Ob euer EDI-Format dafür reicht, klärt ihr am besten früh mit eurer Steuerberatung und eurem EDI-Dienstleister.

Wann ich helfen kann

Wenn eure Rechnungsstellung in Business Central angepasst ist, mehrere Formate bedienen muss oder eingehende E-Rechnungen nicht sauber verbucht werden, schaue ich mir das an. Ich arbeite seit 2014 mit Navision und Business Central. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) klären wir, welche Version ihr habt, welche Formate eure Kunden erwarten und ob eure Anpassungen das E-Belege-Framework berühren. Danach bekommt ihr einen Festpreis oder eine Aufwandsschätzung ab 120 €/h, ohne Jahresvertrag. Wer ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden muss, sollte jetzt damit starten.

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