Business Central für Software-Unternehmen
Projekte schneller abrechnen, Ressourcen besser planen
Business Central für Software-Unternehmen: Projektabrechnung, Ressourcenplanung und Faktura in einem System. Time-to-Invoice verkürzen. Kein Overhead.
Es ist ein bekanntes Phänomen in der IT-Branche: Unternehmen, die Digitalisierungslösungen für Kunden bauen, haben ihr eigenes Backoffice oft seit Jahren nicht angefasst. Projektzeiten werden in einem Tool erfasst, das Abrechnung passiert in Excel oder einem veralteten System, Ressourcenplanung für Entwickler und Berater findet im gemeinsamen Kalender statt.
Das hat konkrete Folgen. Die wichtigste heißt Time-to-Invoice: wie viele Tage vergehen zwischen dem letzten Arbeitstag eines Projekts (oder eines Abrechnungszeitraums) und dem Versand der Rechnung? Bei Software-Unternehmen ohne integrierten ERP-Prozess liegt dieser Wert erschreckend oft bei 15 bis 30 Tagen — nicht weil jemand trödelt, sondern weil die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden müssen, bevor eine Rechnung erzeugt werden kann.
Business Central hat native Projektmodule (Jobs), die Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Faktura verbinden. Wenn diese Module korrekt konfiguriert sind, schrumpft die Time-to-Invoice auf 1 bis 3 Tage.
Als BC-Berater mit Hintergrund in IT-Projekten konfiguriere ich BC für Software-Unternehmen so, dass Projektabrechnung, Ressourcenplanung und Faktura in einem System zusammenlaufen.
Das BC-Projektmodul ist für Dienstleistungs- und Projektgeschäft gebaut — aber es muss für Software-Unternehmen spezifisch konfiguriert werden. Projekte mit Zeit-und-Material-Abrechnung und Festpreisprojekte laufen parallel. Abrechnungsmeilensteine für Phasen-Projekte. Budgets für interne Entwicklung und kundenbezogene Projekte trennen.
Ich richte das Projektmodul auf eure typischen Projekttypen aus und stelle sicher, dass die Fakturierungslogik korrekt abgebildet ist — sodass aus gebuchten Projektzeiten automatisch fakturierbare Zeilen entstehen.
Viele Software-Unternehmen haben bereits ein Zeiterfassungstool im Einsatz — Clockify, Toggl, Jira Time Tracking, Harvest. Diese Daten sollen idealerweise nicht manuell nach BC übertragen werden. Ich baue die Schnittstelle zwischen eurem Zeiterfassungssystem und BC: Zeiten landen automatisch auf den richtigen Projekten, richtig klassifiziert, bereit zur Abrechnung.
Alternativ konfiguriere ich die native BC-Zeiterfassung als einfache, webbasierte Lösung — wenn ihr ein Tool weniger haben wollt.
Wer ist nächste Woche verfügbar? Welches Projekt ist unterbesetzt, welches über Plan? Diese Fragen sind für Software-Unternehmen die Grundlage aller Projektplanung.
BC hat eine Ressourcenverwaltung, die Kapazitäten, Verfügbarkeiten und Buchungen verwaltet. Ich konfiguriere sie für euren Mitarbeiterpool — Entwickler, Berater, Projektmanager — und stelle sicher, dass die Ressourcenplanung die tatsächliche Auslastung und nicht nur theoretische Kapazitäten zeigt.
Software-Unternehmen führen ihre Projektarbeit in DevOps-Tools. Wenn BC und Azure DevOps oder Jira verbunden sind, können Arbeitspakete, Sprints und Zeitbuchungen automatisch mit BC-Projekten synchronisiert werden. Abrechnungsrelevante Daten entstehen im DevOps-Tool und landen automatisch in BC.
Ich entwickle diese Integrationen nach dem spezifischen Workflow eures Teams — nicht als generischer Connector, sondern angepasst an eure Projektstruktur.
Wiederkehrende Erlöse aus Softwarelizenzen, Wartungsverträgen, Hosting-Paketen oder Support-Retainern können in BC als Dauerbuchungen oder Vertragsabrechnungen abgebildet werden. Monatliche Rechnungen werden automatisch erzeugt, Vertragslaufzeiten verwaltet, Preisanpassungen zentral gesteuert.
Ich richte die Vertragsverwaltung in BC ein und stelle sicher, dass wiederkehrende Erlöse nicht manuell abgerechnet werden müssen.
Software-Unternehmen, die eigene Applikationen entwickeln, wollen BC oft nicht nur als internes ERP nutzen — sondern als Backend für ihre eigenen Produkte. BC-APIs (OData, REST) ermöglichen, dass externe Applikationen Daten lesen und schreiben. Ich berate, wie BC als Datenbasis für externe Software-Produkte genutzt werden kann, und entwickle die API-Integrationen.
BC für Software-Unternehmen ist relevant, wenn ihr:
Typische Kunden: IT-Beratungen, Softwarehäuser, Digitalagenturen, Managed-Service-Provider — 10 bis 150 Mitarbeiter, ganz Deutschland, remote.
Ein IT-Beratungsunternehmen mit 30 Mitarbeitern nutzt Business Central für Finanzbuchhaltung und Angebotserstellung. Projektzeiten werden in Jira erfasst, monatlich aus Jira exportiert, manuell in Excel aufbereitet und dann manuell in BC als Projektzeilen eingetragen. Ein Projektmanager verbringt dafür am Monatsende durchschnittlich einen halben Tag.
Die Time-to-Invoice liegt bei 18 Tagen: 10 Tage für die Aufbereitung der Zeitdaten (weil der Prozess gebündelt stattfindet, nicht laufend), 5 Tage für interne Freigabe, 3 Tage bis der Rechnungslauf ausgeführt wird.
Die Lösung: Jira-Integration für automatischen Zeitübertrag in BC-Projekte aufbauen, Projektmodul für Zeit-und-Material und Festpreis konfigurieren, Abrechnungs-Workflow mit interner Freigabe einrichten. Nach der Umstellung: Zeiten landen täglich automatisch in BC, der Monatsabschluss-Aufwand entfällt, die Time-to-Invoice sinkt auf 3 Tage.
Unterstützt Business Central gleichzeitig Zeit-und-Material-Projekte und Festpreisprojekte?
Ja. Das BC-Projektmodul unterscheidet zwischen verschiedenen Abrechnungstypen — Zeit und Material, Festpreis, Meilensteinabrechnung. Projekte können gemischt konfiguriert sein: eine Phase auf Festpreis, eine andere auf Zeit-und-Material. Ich konfiguriere die Fakturierungslogik so, dass die richtige Abrechnungslogik automatisch angewendet wird.
Kann BC mit Azure DevOps integriert werden?
Ja. Azure DevOps hat REST-APIs, über die Work Items, Sprint-Daten und Zeitbuchungen abgerufen werden können. Ich entwickle die Integration zwischen Azure DevOps und BC-Projekten — sodass abrechenbare Arbeitsstunden aus DevOps automatisch in BC landen, ohne manuelle Übertragung.
Wir haben bereits ein Ticketing-System für Support. Kann BC damit verbunden werden?
Das hängt vom System ab. Jira Service Management, Freshdesk, Zendesk — alle haben REST-APIs, über die Ticket-Daten und Zeitbuchungen exportiert werden können. Ich analysiere, welche Daten ihr für die Abrechnung braucht, und baue die Schnittstelle projektspezifisch.
Können wir BC auch als Backend für unsere eigene Software nutzen?
Ja. BC bietet OData- und REST-APIs, die von externen Applikationen genutzt werden können. Ihr könnt in eurer eigenen Software BC-Daten lesen (Artikel, Kunden, Projekte) und schreiben (Aufträge, Buchungen). Ich berate zu den API-Konzepten und entwickle die Integrationsschicht, wenn ihr euer Produkt an BC anbinden wollt.
Time-to-Invoice besprechen — ich zeige euch, wo in eurem aktuellen Setup Zeit verloren geht.
Weitere Themen: Business Central Dienstleistung · BC-Schnittstellen-Entwicklung
Über mich
Freiberuflicher BC-Entwickler und Consultant aus Bochum. Ich arbeite direkt mit eurem Fachbereich — ohne Agentur-Overhead, ohne Account-Staffelung. Remote und vor Ort in NRW verfügbar.
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